Administratorė referentė
- priima ir teikia informaciją telefonu, elektroniniu paštu ar kt. ryšio priemonėmis;
- informuoja Tarybos pirmininką, jo Pavaduotoją ar/ir Mokslo fondo direktorių apie gautus pranešimus bei derina susitikimų dienotvarkę, dalyvauja rengiant pasitarimus;
- koordinuoja telefono skambučius, priima ir perduoda žinutes, pagal savo kompetenciją teikia informaciją klientams, jei informacija nėra konfidenciali;
- registruoja gaunamus dokumentus ir korespondenciją bei perduoda juos vykdytojams, kontroliuoja atsakymų parengimą pagal nustatytus terminus;
- registruoja ir atsako už siunčiamą korespondenciją;
- priima svečius, klientus, partnerius, laikantis svečių priėmimo etiketo;
- aprūpina visus įstaigos darbuotojus organizacinėmis, techninėmis bei kanceliarinėmis priemonėmis, vizitinėmis kortelėmis ar kt. būtinais atributais;
- priima dokumentus ir asmeninius prašymus Tarybos pirmininkui, jo Pavaduotojui ir/ar Mokslo fondo direktoriui pasirašyti;
- tvarko raštvedybą, atlieka įvairias operacijas naudodamasis kompiuterine technika, skirta rinkti, apdoroti ir pateikti informaciją rengiant ir priimant sprendimus;
- pagal raštvedybos taisykles ir patvirtintus vidaus dokumentų šablonus kontroliuoja Skyriuose rengiamų dokumentų parengimą ir įforminimą;
- nuolat seka raštvedybos taisyklių pakeitimus ir supažindina Tarybos darbuotojus su esamais pakeitimais;
- teikia pasiūlymus dokumentų valdymo optimizavimo klausimais;
- Tarybos vadovybės pavedimu rašo laiškus, užklausas, kitus dokumentus, atsakymus laiškų autoriams;
- rengia dokumentus ir informaciją, reikalingą darbuotojų sklandžiam darbo tvarkos laikymuisi;
- formuoja bylas pagal patvirtintą dokumentacijos planą, užtikrina jų saugumą ir nustatytu laiku atiduoda juos į archyvą;
- atlieka kitus tarnybinius Tarybos pirmininko, jo Pavaduotojo, Mokslo fondo direktoriaus ir Skyriaus vedėjo pavedimus.
Reikalavimai:
- turėti aukštąjį universitetinį ar jam prilygintą išsilavinimą (bakalauro kvalifikacinį laipsnį);
- turėti ne mažesnę kaip 1 metų administracinio darbo patirtį;
- būti susipažinusiam su Lietuvos Respublikos Konstitucija, viešąjį administravimą reglamentuojančiais teisės aktais, Lietuvos Respublikos archyvų įstatymu, Lietuvos valstybinio archyvo fondo nuostatų reikalavimais;
- būti susipažinusiam su Tarybos nuostatais, Tarybos darbo reglamentu, kitais normatyvinius dokumentus, susijusius su įstaigos veikla;
- žinoti raštvedybos taisykles, mokėti vadovautis kitais Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, taisyklėmis ir standartais, reglamentuojančiais dokumentų rengimą, saugojimą, tvarkymą ir naudojimą;
- mokėti anglų kalbą pažengusio vartotojo (B1) lygiu;
- mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, analizuoti ir apibendrinti informaciją;
- gebėti rengti teisės aktų projektus, referuoti, rengti kitus raštus;
- gebėti sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu;
- mokėti dirbti Microsoft Office programiniu paketu;
- išmanyti profesinės etikos ir tarnybinio protokolo reikalavimus;
- mokėti efektyviai organizuoti darbą ir planuoti laiką.